Verslag event 2023

‘Hoe kunnen we bewuster beheren?’

De vierde editie van Beheer de Toekomst draaide om het thema ‘Beheer bewust, bewust beheer.’ Het event, dit jaar in Museon in Den Haag, bestond uit leerzame parallelsessies, boeiende keynotes van Meryem El Bouyahyaoui en Ruben Terlou en, een interactieve brainstorm en volop tijd om te netwerken en bij te praten met vakgenoten.

“Jullie kennen elkaar al volgens mij?” onderbrak dagvoorzitter Desiree Hoving het geroezemoes in het auditorium aan het begin van het event. “Wie was er vorig jaar ook bij?” Ongeveer de helft van de ruim 100 mensen in de zaal staken hun vingers omhoog – allemaal IT-beheerders werkzaam bij de (semi)overheid: ministeries, agentschappen van ministeries, de Tweede Kamer en bijvoorbeeld ook de Kamer van Koophandel en de Port of Rotterdam.

“Jullie zijn hier om elkaar te ontmoeten of beter te leren kennen, zodat jullie elkaar nog beter kunnen vinden,” ging Desiree verder. “We gaan het vandaag hebben over bewuster beheren. Hoe doen we dat en wat verstaan we daar eigenlijk onder?”

Robuust en flexibel

Hoe belangrijk het is om bewust te beheren, lichtte Karin Peelen vervolgens toe. Zij is afdelingshoofd Exploitatie bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en van oorsprong ook beheerder. “Ons vak verandert continu. We zoeken naar zekerheid, maar wie had corona en de oorlog in Oekraïne voorspeld? We moeten ons bewust zijn van wat er speelt, maar weten niet hoe de wereld er over vier jaar uitziet.”

Onze systemen moeten tegen die veranderingen kunnen, legde ze uit. “De applicaties die we beheren moeten lang meegaan. En we moeten flexibel zijn ten opzichte van de dingen waar we geen invloed op hebben.”

Inclusiever en duurzamer door IT

Meryem El Bouyahyaoui, CIO en directeur Informatiemanagement bij het CIBG, hield de eerste keynote. “Zij is iemand die de wereld beter wil maken”, zei de dagvoorzitter. “Maar wat verstaat ze onder bewust beheer?”

Lees hier het verslag van haar keynote: ‘Hoe we als bewuste IT-ers de wereld elke dag beter kunnen maken’.

Bewuste brainstorm

“Wie heeft er al iemand gesproken die je nog niet kende?” vroeg dagvoorzitter Desiree na een korte koffie- en theepauze in de International Lounge op de begane grond. De helft van de handen gingen omhoog.

Het was tijd voor het interactieve intermezzo. De deelnemers kregen de opdracht om op een briefje te schrijven wat ze het allerbelangrijkste vinden aan bewust beheren. Dat kon gaan over de thema’s technologie, organisatie, kennisborging, samenwerking of duurzaamheid.

Boogie Wonderland van Earth, Wind & Fire schalde door de speakers en de deelnemers mochten door de ruimte lopen – of dansen – en als de muziek stopte hun briefje doorgeven. Vervolgens die stelling een score geven van 1 tot 5, waarbij 5 betekent dat je het een heel goed idee vindt. En dan het briefje doorgeven zodat er uiteindelijk 5 scores op kwamen. Desiree maakte daarna een top 10 van de hoogst scorende stellingen.

Belangrijkste bij bewust beheer volgens de deelnemers:

1. Samen afspraken beheren en zo nodig bijsturen
2. Samenwerken
3. Kennis van het proces/ de context
4. Stabiliteit en continuïteit (blijven doorontwikkelen en daar de gebruikers bij betrekken)
5. Kennis van interne processen en de behoeften van de klant kennen
6. Hergebruik van de kennissystemen van de departementen (niet steeds het wiel uitvinden, templates hergebruiken)
7. Jezelf continu verbeteren
8. Leren van fouten (lessons learnt niet in een la/ op harde schijf laten verdwijnen)
9. Niet vergeten te luisteren
10. Goede communicatie met collega’s en klanten

Horizon verbreden

Hierna was het tijd voor de lunch en ondertussen wat netwerken en bijpraten met collega’s en andere vakgenoten. Of even door het museum rondlopen met een stop bij de algenbar waar je door je eigen adem te doneren, kon genieten van een homemade smoothie.

De deelnemers konden vervolgens aan twee van de zes parallelsessies deelnemen. Daarvoor liepen ze door het museumgedeelte van het Museon naar de verschillende zalen. Het was ook zeker de moeite waard om even rond te lopen in het museum. Een inspirerende en kleurrijke locatie waar alles draait om de aarde, de mens en een duurzame toekomst met bijvoorbeeld een tentoonstelling over de 17 Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties.

Tijdens de parallelsessie konden deelnemers leren over hoe belangrijk het is om transparant te zijn over je algoritmes en die zo nodig in het Algoritmeregister te zetten en over de mogelijke verschuiving van het beheer bij Low Code- en No Code-applicatieontwikkeling. Ook konden ze meer te weten komen over visueel communiceren en hoe je gebruikerservaringen in kaart brengt via eXperience Level Agreement (XLA). Over hoe je je voorbereidt op het feit dat je cryptografie gebroken gaat worden en – ook heel belangrijk – hoe de IT duurzamer te maken.

Lees hier meer over de parallelsessies op Beheer de Toekomst 2023.

Keynote Ruben Terlou: de individu of de groep

“Zijn jullie wel eens in China geweest?” vroeg Desiree na de pauze. Een twintigtal handen gingen de lucht in. “Wat weten jullie van technologie in China, wat doen ze anders en moeten we daar een voorbeeld aan nemen?”

Ze doen alles met de telefoon, zei een deelnemer. Alles is geautomatiseerd, ze maken veel gebruik van AI. Ze maken alle producten zelf. En als je door een rood stoplicht loopt, wordt je gefilmd, zeiden anderen.

In de laatste keynote van de dag nam multi-talent Ruben Terlou – documentairemaker, prijswinnend fotograaf en voormalig (cum laude afgestudeerd) arts – ons aan de hand in een persoonlijk verhaal over zijn carrière en de rol van technologie in China, zijn tweede vaderland.

Lees hier het verslag van zijn keynote ‘Chinese dromen’.

Wat ga je anders doen?

“Wat ga je morgen anders doen in je werk, waar ga je mee aan de slag om bewuster te beheren?” vroeg de dagvoorzitter tijdens de wrap up. De deelnemers kregen de gelegenheid om een paar minuten hierover te brainstormen met hun buurvrouw of -man.

“Het is goed om dit hardop te zeggen, want dan ga je het ook doen,” zei Desiree vervolgens en enkele deelnemers vertelden daarna de focus te willen gaan leggen op:
 

• Communicatie: wie moet wat weten (want hierbij gaat veel fout)
• Beter luisteren (ook naar mijn kinderen)
• Continu verbeteren
• Een stapje terugdoen: waar ben ik eigenlijk mee bezig?
• Doorgaan met kennisdeling

Inspiratie vertalen in acties

“Het is goed om alle inspiratie van vandaag te vertalen naar acties die je kunt toepassen in je eigen werk,” zei Karin Peelen van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat daarna, de dag afsluitend.

“De kwesties die vandaag genoemd zijn, weten we eigenlijk al heel lang,” vond ze ook. “In de waan van de dag heb je er vaak geen tijd voor, maar het mooie is dat we op een dag als deze hier uitgebreid bij stil kunnen staan. Zijn jullie er volgend jaar weer?”

Reacties van deelnemers

De deelnemers konden daarna nog napraten tijdens de borrel. Benieuwd wat zij van dit event vonden? Lees hun reacties hier.

Wil je je feedback over dit event met ons delen of op de hoogte blijven van de agenda van Beheer de Toekomst? We horen graag van je.

Tekst door Thessa Lageman

Bekijk ook de aftermovie die we over dit event gemaakt hebben:

Zie hier de link naar de video op Youtube:  https://youtu.be/WUsyyMeEDgE